WEB会議とはパソコンやスマートフォンなどのインターネットに接続できる端末を使用して行う会議です。参加者それぞれが個別の端末を使用して参加するため一箇所に集合する必要がなく、移動にかかる時間や費用の節約ができます。また、移動しないため、参加者の時間の都合も付けやすくなります。このようなシステムにはテレビ会議もありますが、WEB会議は資料やソフトの共有も行えるのが大きな特徴であり、共同作業を行いやすくなります。

しかし、参加者の表情を見ながら会議することはできないため、目的によって使い分けます。WEB会議は会議室が必要なく、参加者が個人の席にいる状態でも行えます。ただし、企業によってはスペースに余裕がなく、複数のプロジェクトが同じ場所で作業していることがあります。この場合、同じ社内にいる人は会議室等、他のプロジェクトの人に会議の内容が漏れないような場所に集まって行うのが望ましいです。

WEB会議を行う場合、ここの端末に必要となるソフトをインストールします。このソフトに対応できる性能が必要になるため、十分な性能のパソコンがなければ、パソコンの購入費が発生します。WEB会議を導入する場合、自社でサーバーを用意するか、業者のサービスを利用します。自社で用意する場合、初期費用が高くなり、メンテナンスやセキュリティ対策などを行わなければなりません。

業者のサービスではこれらを任せることができますが、安全なセキュリティ対策を行っていることを確認して利用します。